Managementassistent, Acute Psychiatrie en Herstelgerichte Behandelklinieken

Jouw rol in ons team

Als managementassistent ondersteun je het circuitmanagement en teammanagers en bent daarmee een stabiele spil in een omgeving waar prioriteiten continu kunnen verschuiven. Je bent verantwoordelijk voor een efficiënt verloop van de dagelijkse gang van zaken. Je bent de verbindende schakel tussen management, teammanagers en collega’s. Je gaat samenwerken met andere managementassistenten voor de Acute Psychiatrie en Herstelgerichte Behandelklinieken. Jullie kunnen elkaar vervangen bij afwezigheid van één van de collega's.

Je takenpakket is veelzijdig en afwisselend. Je biedt ondersteuning op uiteenlopende vlakken, waarbij je focus ligt op de ondersteuning van het circuitmanagement en de beide circuitmanagers zoveel mogelijk ontzorgt. Denk aan het beheren van de agenda en mailbox, het voorbereiden en notuleren van overleggen, en het onderhouden van interne en externe contacten. Ook ben je nauw betrokken bij personeelsprocessen en draag je bij aan een soepel verloop van organisatorische en administratieve zaken. Je werkzaamheden zijn te verdelen in vijf hoofdlijnen in volgorde van tijdsbesteding:

• Organisatie en communicatie: je ondersteunt en structureert de MT-overleggen van de Acute Psychiatrie en Herstelgerichte Behandelklinieken. Je bereidt agenda's voor, signaleert knelpunten in de planning en bewaakt actief de opvolging van besluiten. Je beheert proactief de agenda en mailbox van het circuitmanagement, je weet wat er speelt en brengt dit actief naar voren door voorstellen te doen ter ondersteuning. Je neemt deel aan bijeenkomsten, maakt samenvattingen en fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Proces- en projectondersteuning: je draagt bij aan het bewaken en ondersteunen van het kwaliteitssysteem, levert ondersteuning bij projecten en organiseert diverse werkzaamheden ter ondersteuning van het team.
• Ondersteuning en sparring voor het management: je fungeert als sparringpartner voor circuit- en teammanagers, bijvoorbeeld over prioritering van werkzaamheden, voorbereiding van besluitvorming en afstemming tussen de verschillende teams en organisatie.
• Ondersteuning bij personeelszaken: je ondersteunt je collega managementassistente bij het proces rondom het welkom heten van nieuwe collega’s, houdt overzicht over medewerkers in opleiding en externe inhuur en controleert personeelscontracten en declaraties.
• Financiële en administratieve taken: je signaleert bijzonderheden in contracten, inhuur, bestellingen en facturen en bespreekt deze proactief met de teammanager of circuitmanager. Je draagt zorg voor een correcte verwerking van administratieve zaken.

Hier herken jij jezelf in

Je bent een proactieve, nauwkeurige en zelfstandige professional met mbo+/hbo werk- en denkniveau en je hebt ervaring in het ondersteunen van hoger management/directie. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden, houdt overzicht en weet wat er speelt in de organisatie. Je bent in staat om overstijgend (mee) te kunnen denken op onderwerpen die spelen binnen de organisatie. Je blijft rustig en overzicht houden wanneer omstandigheden plots veranderen en weet dan hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden. Daarbij voel je goed aan wat nodig is om circuitmanagement en teammanagers optimaal te ondersteunen.

Je beschikt over:

• het vermogen om prioriteiten te stellen, zelfstandig en nauwkeurig te werken en initiatief te nemen;
• een heldere mondelinge en schriftelijke communicatie, inclusief ervaring met notuleren en snel, accuraat typen;
• eigenschappen als betrouwbaarheid, flexibiliteit, representativiteit, oplettendheid en sociale vaardigheid;
• kennis van organisatiestructuren en geautomatiseerde (informatie)systemen, zoals Office 365 en Teams;
• inzicht in ontwikkelingen binnen je vakgebied en het werken met kwaliteitssystemen.

Je beschikt over een helicopterview, staat stevig in je schoenen en beweegt je met gemak op het snijvlak tussen circuitmanagement, MT en medewerkers.

Waarom jij in ons team op je plek bent

GGZ Drenthe Acute Psychiatrie en Herstelgerichte Behandelklinieken is er voor mensen die in een psychiatrische crisis verkeren of dreigen te raken. We bieden een keten van zorg met teams zoals Triage, Spoedpoli, IHT/Crisisdienst, IC, HC, HIT en de Herstelgerichte Behandelklinieken Meander en Klinische Rehabilitatie. Begin 2025 zijn we verhuisd naar een deels nieuw en deels gerenoveerd gebouw in Assen, Het Knooppunt, waar we nog beter geïntegreerde en gastvrije crisiszorg kunnen bieden. Als managementassistent draag je bij aan continuïteit en overzicht binnen een circuit waar acute zorg, crisisinterventies en herstelgericht werken samenkomen. Je helpt managers om de focus te houden op goede zorg, juist wanneer de druk hoog is. Wil je meer weten over de Acute Psychiatrie? Bekijk dan dit filmpje.

Wij zien jou

We bieden je een aantrekkelijke functie met ruimte voor ontwikkeling en aandacht voor jouw vitaliteit. Zo zorgen we dat jij met plezier en energie kunt werken! Je krijgt ruimte om jouw rol verder te professionaliseren en samen met collega-managementassistenten processen slimmer in te richten. Daarbij zijn de volgende arbeidsvoorwaarden van toepassing:

• Salariëring volgens cao ggz, Functiegroep 40;
• Een aanstelling van 32 uur- 36 per week, voor de duur van een jaar met kans op vast bij wederzijdse tevredenheid;
• Een eindejaarsuitkering van 8,33% van het jaarsalaris, scholings- en ontwikkelmogelijkheden, een goed pensioen bij pensioenfonds PFZW en een account bij Fisc Free en GoodHabitz.

Enthousiast?

Zie jij jezelf hier al werken? Wil jij met jouw organisatietalent bijdragen aan een goed functionerend acuut zorgcircuit? Laten we dan snel kennismaken. Of heb je nog vragen? Neem dan contact op met Rianne Folkerts, circuitmanager, op 06 – 31 93 38 55. We kijken ernaar uit je te verwelkomen bij GGZ Drenthe!

Omdat we streven naar een snelle invulling van de vacature gaan we zo snel mogelijk met geschikte kandidaten in gesprek, zolang de vacature openstaat is deze nog vacant.

Sollicitatieprocedure

Extra informatie over de sollicitatieprocedure van GGZ Drenthe vind je op deze pagina.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature is niet gewenst.